En la actualidad muchos negocios precisan de un call center propio que de soporte a las demandas de su empresa y sirva de apoyo para mejorar las ventas y la experiencia satisfactoria del cliente. También están creciendo tanto en España como en Latinoamérica los call center como negocio en sí mismo; centros que ofrecen sus servicios a empresas que prefieren tener esta parte del negocio esternalizado. Saber cómo montar un call center de forma eficiente y económica es fundamental para comenzar con buen pie y proporcionar un servicio de calidad.

montar un call center

Valora la posibilidad de montar un call center en la nube.

No suele ser la primera opción de quien desea montar un call center y muchos ni se plantean que existe esta posibilidad. Pero es una solución perfecta para quien desee montar un call center partiendo de un presupuesto menor y quiera ahorrarse los costes derivados de crear un centro de trabajo con toda la logística y gastos que ello implica.
Aunque la tecnología actual permite trabajar con un call center en la nube desde un centro de trabajo conjunto, la gran ventaja de esta opción es que no es necesario disponer de uno. Cada trabajador puede dar servicio desde su casa o desde cualquier lugar con conexión a internet. El abaratamiento de los costes es claro ya que cada empleado opera en remoto.
Si esta es la opción que eliges para montar un call center, tendrás que centrarte en dos cuestiones para el éxito del mismo:
-Trabajar con un software que te permita dar la calidad de servicio que deseas. Procura elegir una opción escalable. Valorar la opción omnicanal para proporcionar un servicio contact center desde el principio o en el futuro.
– Contar con personal comprometido para trabajar en remoto como esperas. Es fundamental que hagas una buena selección para formar un equipo humano que aun trabajando por separado y a distancia den lo mejor de sí en todo momento.

montar un call center

Cómo montar un call center centralizado en un espacio concreto.

Montar un call center de este tipo te supondrá una mayor inversión inicial y tener que estar pendiente de más asuntos para organizar un centro operativo adecuado. A cambio te proporciona otras ventajas, como tener siempre a tu equipo de trabajo en un mismo lugar e interactuando en persona. O, en caso de que quieras montar un call center para proveer de este servicio a otras empresas, para que pueda ser visitado por tus posibles clientes y facilitar así la contratación.
En este caso es importante seguir un orden para que montar un call center sea sencillo.

1.- Ten claro tu presupuesto final.

No puedes empezar a encargar ningún aspecto del negocio antes de saber con cuánto dinero cuentas para ello. Incluso puedes dejar un margen operativo, pero es importante comenzar teniendo claro el gasto máximo que puedes hacer.

2.- Elige la herramienta de software que necesitas y calcula el tamaño de tu equipo humano.

Es importante saber qué clase de servicio quieres dar y, por tanto, de qué herramienta de software vas a servirte para hacerlo. Actualmente la omnicanalidad y la adecuada gestión de los datos son puntos a tener en cuenta.
También es necesario que calcules cuánto personal necesitas para comenzar a operar y el gasto que te supondrá en sueldos desde el principio.

3.- Elige un espacio para montar un call center con posibilidad de crecimiento.

Es el momento de elegir un espacio de trabajo adecuado en el que quepan tus empleados y puedan operar sin moletarse. Procura que sea accesible y valora la posibilidad de que en un futuro pueda crecer sin necesidad de trasladarte. Aunque siempre puedes optar porque los posibles futuros empleados operen en la nube combinando el personal en el centro con personal que trabaje en remoto.

4.- Provee de mobiliario y dispositivos adecuados a tu personal.

Mesas, sillas, ordenadores y teléfonos son fundamentales para montar un call center en un centro de operaciones. No hace falta un gasto excesivo pero es recomendable que elijas sillas cómodas y robustas; la confortabilidad de tus empleados tendrá incidencia directa en su productividad. Ordenadores, teléfonos y auriculares con micrófono son totalmente necesarios y deben tener la calidad adecuada para proveer de un buen servicio. Recuerda que van a estar funcionando de contínuo durante todo el día.
Dotar al lugar de la iluminación y baños adecuados así como la contratación de los suministros necesarios (electricidad, telefonía e internet, agua…) son pasos que dar en este punto. También la adquisición de los útiles básicos de oficina o consumibles: bolígrafos, papel, etc…

5.- Contrata personal y capacítalo adecuadamente.

Quieras montar un call center para proveer de servicio a tu negocio o para terceros debes contar con un equipo humano profesional, cualificado y comprometido. Para ello son claves dos cuestiones fundamentales:
– Contratar personas con capacidad de trabajo, aprendizaje y compromiso. A ser posible con experiencia en la atención al cliente y/o en el sector al que deberán dar soporte.
– Proporcionar la formación adecuada para que desde el primer momento el servicio del call center sea profesional y proporcione al cliente la satisfacción que precisa.

6.- Si has decidido montar un call center para servicios externos es el momento de darte a conocer.

Si tu call center es para dar soporte a tu negocio no necesitarás más para que este comience a operar. Pero si el objetivo de tu call center es dar servicio a otras empresas o negocios, tendrás que ocuparte de darte a conocer entre tus posibles clientes. Muestra tu propuesta de valor y las ventajas que tienen para sus negocios los servicios del tuyo. No lo dejes para el final y empieza a trabajar en ello desde el mismo momento en que decides montar un call center, en paralelo a los pasos precisos para crearlo.

Como puedes comprobar montar un call center es algo que puedes hacer de forma sencilla, siempre sabiendo a qué cuestiones dar prioridad. El equipo humano y la herramienta de software adecuada así como los dispositivos para llevar a cabo el trabajo son el pilar sobre el que comenzar.