Si estás pensando en grabar un nuevo mensaje de bienvenida para el buzón de voz de tu Contact Center o si, simplemente, tienes la intención de renovar todos los mensajes de respuesta interactiva de tu IVR debes considerar algunos aspectos clave. Ten en cuenta que estos mensajes de voz son el primer punto de contacto que tienen tus clientes contigo. Es esencial que pongas especial atención en esta tarea y que elijas, cuidadosamente, qué música y mensajes son los adecuados. Aquí, te proponemos una rápida guía con 5 consejos prácticos que mejorarán la calidad de tu Contact Center.

1. Claridad y brevedad

Seamos claros, tus clientes no tienen tiempo de escuchar un interminable mensaje de bienvenida. Sobre todo, cuando lo que necesitan es solucionar una urgencia que les ha surgido. Cuando planees tu menú de IVR, asegúrate de poner las opciones de menú lo más pronto posible y elude mensajes largos de bienvenida. Lo ideal son 5 opciones como máximo y planteadas justo al inicio de la llamada. Sobre el mensaje de bienvenida, es recomendable no agobiar a los clientes con informaciones innecesarias. 

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2. Minimiza el sonido ambiental

Antes de dar el visto bueno al mensaje del buzón de voz, piensa, por un momento, que ese mensaje lo van a escuchar todas las llamadas entrantes. Por eso, debes asegurarte de que suena profesional, se entiende perfectamente y dirige de manera clara y concisa hacia el agente más adecuado. Antes de ponerte a grabar, elabora un guión y escoge a un locutor capaz de hablar de manera inteligible. A la hora de grabar el mensaje, lo ideal es utilizar un equipo de grabación profesional. Así, evitarás sonido ambiental y darás una mejor imagen. Es muy fácil alquilar este tipo de material y su precio es muy ajustado.

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3. Sé consciente de los idiomas que usas

Por supuesto, considera la oferta de idiomas que tu Contact Center utiliza. Ten en cuenta a quién te diriges y cómo se van a sentir más cómodos comunicándose con tu empresa. Si tu público es bilingüe es casi obligatorio dar servicio en los dos idiomas. Al principio de la llamada, da la posibilidad al consumidor para que se dirija hacia el agente que habla su idioma.

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4. Evalúa tus mensajes

Justo después de instalar el nuevo buzón de voz y el enrutamiento por IVR, programa algún momento durante las próximas semanas para evaluar y comprobar la valía de tu nuevo sistema. Esto es especialmente importante cuando hablamos del menú de IVR. Debes asegurarte de que tu nuevo menú realmente funciona y guía a tus clientes por los servicios de tu Contact Center.

5. Escoge la música adecuada

Intenta escoger un hilo musical que realmente encaje con el estilo de tu empresa. Esta directriz puede guiarte a la hora de escoger la música más adecuada. Además, procura que sea agradable, que no moleste y, sobre todo, que no suene repetitivo. Si necesitas inspiración, puedes empezar a fijarte en la música que utilizan los anuncios de televisión las otras compañías que tienen un target similar al tuyo. Nosotros te proponemos una lista que puede darte algunas ideas sobre qué música es la adecuada para ti.

Además de ser el primerísimo escaparate de tu empresa, el servicio de voz interactivo y los mensajes guardados en el buzón de voz son fundamentales para ganar en productividad. Una vez grabado, no necesitarás tener a nadie dando la bienvenida a la empresa y ahorrarás tiempo y dinero. Además, si consigues un enrutamiento eficaz, reducirás las colas de llamada y lograrás ser más eficaz. Sin duda, valorar la importancia de este sistema es el primer paso para conseguir la excelencia en tu servicio de atención al cliente.

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